「ひとり人事」に多い悩みと解消法とは？

人事業務を一人で抱える「ひとり人事」は、業務量の多さや相談相手不足など、さまざまな悩みに直面しがちです。 本記事では、そんなひとり人事の悩みとその解決法を解説します。

ひとり人事の悩みを解決するためのヒントを手に入れ、業務効率化と働きがい向上を目指しましょう！

ひとり人事とは？

日本のベンチャーや中小企業では、人事業務を一人で担当する「ひとり人事」になることが少なくありません。ひとり人事は、採用、労務管理、給与計算、福利厚生、研修、評価制度の運営など、幅広い業務を一手に引き受けるため、非常に重要な役割を担っています。しかし、その一方で、ひとり人事ならではの悩みも抱えます。

ひとり人事の悩みとは

ひとり人事として業務を担う場合の代表的な悩みは以下の通りです。

業務の負担の大きさ

ひとり人事は、採用活動、労務管理、給与計算、福利厚生、社員研修、評価制度の運営などを一手に引き受けます。また、採用活動や給与計算などの業務は行う時期がきまっており、その時期に業務が重なると仕事を振れる相手もいないため一時的な業務量が高まります。また、社員のメンタルケアや退職相談など、どうしても時間がかかってしまう業務が発生するという特徴もあります。また、給与計算や労務管理はミスが許されないプレッシャー、人事に関することは守秘義務があることが多く、他者に相談できないといったこともあり、過重労働や精神的な高ストレスを引きおこす要因となります。

仕事を教えてくれる人がいない

会社内に同じ人事業務を担当する同僚がいないため、わからないことがあってもすぐに相談できる相手がいません。その結果、業務の効率が低下し、自分自身で解決策を模索する時間が増えてしまいます。問題が解決しないまま業務が進行することでミスが発生しやすくなり、孤立感を感じやすくなります。

新しいテーマのキャッチアップに追いつけない

人事の分野は常に変化し、法改正や新しいトレンドに敏感に対応する必要があります。しかし、ひとり人事は多岐にわたる業務に追われるため、新しい情報をキャッチアップする時間が限られています。これにより、最新の法令や業界動向に即座に対応することが難しくなり、業務の効率や効果に影響を及ぼすことがあります。

社内に相談相手がいない、経営と現場の板挟みになる

ひとり人事は、経営陣と現場の間で橋渡し役を担うことが多く、その立場で板挟みになることがあります。社内に相談相手がいないため、孤立感を感じやすく、精神的な負担も大きくなります。また、重要な意思決定や問題解決の場面で、自身の判断に不安を感じることがあり、業務の効率や精度に影響を与えることもあります。

キャリアパスへの不安

業務が広範にわたるため、ひとつひとつの専門性を高めることが難しいことから自身の専門性に対する不安が大きくなることもあります。社内で専門性を高めることが難しい場合、外部研修や自己研鑽の学習に取り組む必要が出てきますが、時間やプライベートの制約でこれが叶わない方も少なくありません。

ひとり人事の悩み解決法①
外部リソースを活用する

上記のような悩みを解決するための方法として、外部リソースを活用するという方法があります。 ここでは、「人事支援サービス提供会社」「人事系コンサルティング会社／社労士」「コーチ」を紹介します。

人事系サービスの会社

人事系サービスの会社の代表的なものとして人材紹介会社、研修会社、HR系SaaSの会社などがあり、領域に特化したソリューションを提供しています。これらのサービスは企業の人事担当者が抱える課題を解決するためのサービスを提供しており、扱うサービスが解決する課題とソリューションについて豊富なノウハウやナレッジを有しいます。人事担当者は人事系サービス会社の提供するサービスやナレッジを活用し、自社の人事業務を効果的に改善することができます。

人事系コンサルティング会社

人事系コンサルティング会社のサービス内容は、顧問型と実働支援型の2種類があります。採用、労務、人事制度、人材開発、組織開発における課題や取り組みに対して、アウトソーシング、プロジェクトマネジメント機能、ベストプラクティスのナレッジ共有といった価値を提供します。ひとり人事にとっては、人事領域のすべてに精通し、最新のトレンドや法改正に対応することが困難なため、コンサルティング会社を活用することで、最新情報にキャッチアップし、より効果的な人事業務を行うことが可能です。また、スポットでリソースが必要な際に実働支援型を利用することで柔軟な人事業務の遂行が期待できます。

コーチの活用

コーチは、コーチングを通じて「社内のメンバーには話しづらい業務上の悩み」や「人事としての目標設定と達成」といったテーマで人事担当者が抱える課題の解決や目標に向けた行動の促進を図ります。人事担当者にとって、コーチングの価値は守秘義務によって守られた安心できる環境で、心の内を明かしながら課題に向き合える点があります。また、人事系コンサルティング会社や人事系サービスに相談すると偏った助言を受ける場合もありそれが混乱を招くことがあります。事前にコーチングを受ける軸をつくっておくことで、人事系コンサルティング会社や人事系サービスを適切に活用しやすくなり、より効果的な人事業務の遂行が期待できます。

ひとり人事の悩みを解決法②
社内コミュニケーションの改善

もうひとつの重要なアプローチとして、社内で協力や協働が必要な相手とのコミュニケーションをより良くしていくことがあります。特に意見があわない、合意に向かうことができない場合は次の3ステップでのアプローチが有効です。

ステップ1. 自分自身の価値観や動機を明らかにすること

自分自身の価値観や動機を明らかにすることは、効果的なコミュニケーションの第一歩です。自分が何を重要視し、どのような目標や期待を持っているかを理解することで、他者に対して明確かつ一貫したメッセージを伝えることができます。これにより、自分の意図や行動が相手にとって理解しやすくなり、信頼関係の構築が促進されます。例えば、プロジェクトの目的や自分が目指す成果を明確に説明することで、他のメンバーにも共有感が生まれ、協力的な姿勢を引き出しやすくなります。また、自分自身の価値観を言語化することで、対話の中でぶれずに意見を表明できるため、コミュニケーションの質が向上します。自己理解が深まることで、他者との相互理解も進み、協働の基盤が強化されます。

ステップ2. 意見が合わない相手の価値観や動機を知ろうとすること

意見が合わない相手の価値観や動機を理解しようとする姿勢は、建設的な対話の促進に欠かせません。対立が生じた場合、相手の立場や背景、なぜそのような意見を持っているのかを探る努力が重要です。このプロセスを通じて、相手の視点に立ち、彼らの懸念や目標を理解することで、誤解や偏見を減らすことができます。例えば、プロジェクトの方向性に関する意見が対立した場合、相手の業務や個人的な経験から来る視点を尊重し、共感を示すことで、対話の質を高めることができます。この理解の努力は、相手に対する敬意を示し、信頼関係を強化します。最終的には、双方が納得できる妥協点や新たな解決策を見出しやすくなり、協働の効果が高まります。

ステップ3. 生成的対話を目指すこと

生成的対話を目指すことは、協力的な関係を築くために不可欠です。生成的対話とは、これまでにはなかった新たな意味や方向性を生み出すプロセスです。例えば、意見が対立する1対1での議論でも、お互いの視点を尊重しながら深い対話を行っていくことで、新たなアイデアや解決策が生まれることがあります。生成的対話の場では、相互尊重と共感が重視され、そこにいる人が互い意見に価値があることを認識することが重要です。このプロセスにより、双方が納得できる結論に達しやすくなり、関係性の質が向上します。また、生成的対話を通じて、組織やチームの新しい方向性や戦略を共同で見出すことができ、長期的な協働の成功に繋がります。

まとめ

ひとり人事が抱える多くの悩みは、外部リソースの活用や社内コミュニケーションの改善によって解決することができます。業務の負担を軽減し、孤立感を解消することで、ひとり人事としてのパフォーマンスを向上させることができます。また、自己認識を高め、具体的な課題解決に向けたモデルを活用することで、より効率的に業務を進めることができます。これらの対策を実践することで、ひとり人事の役割をより効果的に果たすことができるでしょう。

CoachEdでは、ひとり人事の方をサポートするプログラムもご用意しております。興味を持った方は資料をご覧ください！

▼もっと詳しく知りたい方はこちら
・「人事の孤独」とどう向き合う？「ひとり人事」の悩みとその解消法 資料をダウンロードする
・無料相談はこちら